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KOMMENTAR, Berlin, den 03.01.2022

FP Sign für DATEV - Der Durchbruch für Digitale Signaturen?

Als ich anfing, mich mit elektronischen Signaturen zu beschäftigen, war es noch schwer ein Forum zu finden in dem man sich über diese Technologie austauschen konnte. Inzwischen werden elektronische Signaturen so gut implementiert, dass man es kaum noch merkt, dass hochtechnologische Kryptografie eingesetzt wird. Ein wenig kann ich mir die Freude nicht verkneifen, dass das aktuell spannendste Produkt aus Deutschland kommt, und nicht von einem Start-Up, sondern einem Konzern mit einer über 100-jährigen Geschichte.

Digitale Signaturen gibt schon seit Ende der 90er Jahre, aber offenbar versteht man nur bei FP Sign sie auch anwendbar zu gestalten. Man sieht die Analogien zu Elektromotor, der schon vor über 100 Jahren erfunden wurde. Aber erst ein innovativer Anbieter konnte ihn wirklich an den Kunden bringen.

Seit kurzem gibt es FP Sign für DATEV. Und es ist ein Lehrstück in moderner Entwicklung und Customer Centricity. Auf der einen Seite reden viele über Digitalisierung, aber selten wird konkret damit angesprochen, was genau gemeint ist. Wenn es um digitale Signaturen geht sind, sind die Anwendungsfälle eigentlich klar.

Mit FP Sign kann ich z.B. folgende Dokumente digital signieren (lassen):

  • Steuerberatungsvertrag
  • Steuererklärung
  • Vollmachtserteilung
  • Vergütungsvereinbarung
  • Jahresabschluss
  • SEPA Lastschrift

Was macht FP Sign aktuell besser?

Es gibt mittlerweile viele Unternehmen, die irgendwas mit elektronischen Signaturen anbieten. Aber nur wenige sind wohl so in der Produktentwicklung vorangeschritten wie FP Sign. Hinter FP Sign steht der Francotyp Postalia Konzern mit über 100 Jahren Erfahrung mit Frankiermaschinen. Francotyp Postalia ist damit auch selbst ein Fall für nötige Personalisierung. Bei Frankcotyp Postalia hat man aber in den letzten Jahren die Produktentwicklung und die Ausrichtung auf das Digitale Zeitalter nicht verschlafen. Der Wandel ist jetzt spürbar! Und ihr neuer Ansatz mit einem Konnektor für DATEV ist ein echter Durchbruch.

Die Sicherheit von Signaturen ist die Basis!

Sicherheit ist das Wichtigste. Und digitale Signaturen, allen voran die qualifizierte Signatur ist sicher vor Fälschungen. Aber FP Sign bietet nicht nur die einfache, erweiterte und qualifizierte Signatur an, sondern hat jetzt eine Implementierung gewählt, die es Buchhaltern, Steuerberatern und Wirtschaftskanzleien kinderleicht macht FP Sign auch anzuwenden.

Eine sehr solide Browser-Lösung

Schon seit seit dem Start gibt es eine Oberfläche im Brower innerhalb derer man sofort unterschreiben kann. So verschlüsselt, dass es wirklich sicher ist und rechtskonform:

Wie viele Anbieter schraubte auch FP Sign lange am Interface und ging immer wieder auf Kundenanfragen ein, um die Oberfläche zu verbessern. Die Anwendung wurde immer intuitiver und gibt es in jeder relevanten Sprache. Als Bonus gab es kostenlose Updates für Stapelverarbeitung, Archivierung, Einsicht in den Status des Dokumentes, Deligieren etc. Also alles, was man sich wünscht. Näher am Kunden ist keine andere Lösung.

FP Sign auf Smartphone und App

In den letzten Jahren kam dann auch die Version für Smartphone und Tablets heraus. Obwohl man FP Sign nicht installieren muss, wurde eine App ebenfalls veröffentlicht. Diese richtet sich vor allem an Geschäftsführer:

Die Idee hinter der App war der Heavy User. Tatsächlich ist es ein reales Problem, dass Geschäftsführer und Kanzleiinhaber aus dem Urlaub mal kurz ins Büro müssen, um wichtige Verträge zu unterschreiben.

Dann kam die API

Der Trend im Netz, was Software angeht ist offensichtlich: Alles geht in die Cloud, Statt Installationen, gibt es Software As A Service, und jede Software ist API First. Das heißt nichts anderes, als das die Software Architektur vorsieht, dass die Funktionalität von der Oberfläche entkoppelt ist. Mit diesem Ansatz kann FP Sign durchstarten und wesentlich effizienter Konnektoren entwicken!

Mit Konnektoren muss der Nutzer nicht mehr seine Umgebung verlassen. Wer seine Emails automatisch rechtssicher signieren möchte, oder deren Echtheit verifizieren möchte, kann dies direkt in seiner E-Mail Umgebung. Wer jetzt in DATEV Dokumente signieren möchte oder signieren lassen möchte, kann dies direkt über DATEV erledigen.

Warum ist das der Durchbruch für digitale Signaturen?

Jeder, der sich für Sicherheit und vor allem Digitale Signaturen interessierte, musste auf Grund der technischen Hürden schon häufig verzweifeln.

Bei FP Sign hat man verstanden, dass Nutzer keine Signatur-Software brauchen, sondern eine Sigantur-Funktion! Und diese Funktion muss dort implementiert sein, wo ich sie eben brauche. Gerne verknüpft mit meinem Konto.

FP Sign hat eine überlegene Produkt Vision!

Wenn ich mein FP Sign Konto überall nutzen kann, wo ich die entsprechenden Rechte habe, und ich sie dann einem "klick" nutzen kann, dann war das wirklich das, was wir gebraucht haben, um die Welt ein Stückchen einfacher zu machen (und natürlich umweltfreundlicher, denn das Papier können wir uns jetzt sparen!)

Mit dem Silicon Valley Mind-Set wurde FP Sign zum Pionier

Francotyp Postalia setzt FP Sign selbst massiv ein und hört auf die Nutzer, um die Software noch besser zu machen! Gerade, wenn es um die Digitale Kanzlei geht, ist das wichtig. Denn es geht natürlich nicht nur darum, dass sicher die Kanzlei ihre Prozesse optimiert, sondern auch darum, dass die Mandanten sich wohl fühlen! Ich für meinen Teil, spare mir gerne unnötige Wege, vor allem durch das Berliner Schmuddelwetter.

An der Stelle, eine Meinung nicht von mir, sondern von Luise Grahl, von MeyerParner, und das lässt tief blicken wie die Zukunft aussehen wird:

90% unserer Korrespondenzen laufen digital. Dieses Jahr werden wir 75% unserer Mandanten auf die digitale Signatur für Ihre Jahresabschlüsse umstellen. Dieser Schritt ist essentiell für unser Produkt FastQuality, mit dem wir die klassische Steuerberatung für mittelständische Unternehmen grundlegend verändern. Die Zukunft liegt in digitalen, automatisierten Prozessen [..]

Ansonsten bleiben die alten Werte

Francotyp Postalia wird zwar immer mehr zum Digitalen Hochtechnologie-Konzern, aber einige Dinge werden immer beim Alten bleiben. FP Sign wird nach wie vor ausschließlich auf europäischen Servern betrieben. FP Sign wird nicht auf US-amerikanische Server umziehen. Das ist hochbrisant, wenn es um Datenschutz geht. Die angebotenen Signaturen funktionieren zwar weltweit, aber der Sicherheit und Vertrauen sind die wichtigsten Werte.

Weiterführende Links:
Zum ausführlichen Testbericht
Zum Anbieter
FP Sign für DATEV

Autor Philipp Schröder, arbeitet für Unternehmen im internationalen Mittelstand und Enterpriseumfeld und berät über den Einsatz innovativer, disruptiver Digitaltechnik im Bereich der Customer Experience. Er ist Experte für Conversion & Lead Optimierung und Mitglied der Industrie- und Handelskammer Berlin.