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Anbietervergleich - Scoring

Unsere wichtigsten Kriterien waren: Absolute Rechtssicherheit und höchster Zertifizierungsgrad, absolute Datensicherheit, sowie Zeritfizierung, und Skalierbarkeit.
Die Gründe dafür, dass wir Personas entwickelt haben und überlegt haben, was deren größte Schnittmenge ist und ihre häufigsten Use Cases sind.
Wir sind nicht davon ausgegangen, dass jemand diesen Vergleich aufsucht, und für eine internationale Großbank Software researcht und challenged.

Wir sind davon ausgegangen, dass Personen, diese Seite aufsuchen, weil sie selbständig sind oder für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen eine Signaturlösung suchen. Das heißt, Sie sind ein Mitarbeiter und suchen nach eine Lösungen, um rechtsverbindliche Verträge in Deutschland oder der EU digital zu verabeiten.

Dabei ist wichtig, dass sowohl Sie das Interface der Software verstehen und auch ihr Kunde. Außerdem hat es noch eine wichtige Rolle gespielt, dass, wenn Sie mit ihrem Unternehmen wachsen, sie die Software-Lösung, die einmal etabliert ist, nicht ausgewechselt werden muss. Deshalb haben wir auch darauf geachtet, ob der Anbieter Schnittstellen anbieten und die Anzahl der Dokumente nicht beschränkt ist.

Ein weiter wichtiger Punkt waren die Testzeiträume. Wir sind auch davon ausgegangen, dass Sie noch keine digitale Signatur-Lösung verwendet haben, und sich erstmal mit ihr vertraut machen müssen. Diese Testzeiträume sollten mindestens 30 Tage betragen und natürlich kostenlos sein!

Scoring - volle Transparenz!

So haben wir bewertet:

Feature Relevanz
QES Zertifizierung 20 Punkte

Die QES Zertifizierung ist notwendig, um überhaupt die gleiche Rechtssicherheit wie bei einer echten Unterschrift herzustellen. Es gibt Anbieter, die nur eine einfache, bzw. fortgeschrittene elektronische Signatur anbieten. Da der Gesetzgeber bei bestimmten digitalen Verträgen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfordert, vergeben wir nur für diese Punkte. In vielen Anwendungsfällen ist zwar die QES nicht notwendig, aber wir(!) würden keinem Unternehmen eine Signaturlösung empfehlen, die nicht zumindest den höchsten Standard anbietet.

Server / Standort 15 Punkte

Die Erwartung ist, dass - nicht nur, aber vor allem - eine Cloud Application wie ein Signatur-Dienst deshalb in Deutschland, aber wenigstens in der Europäischen Union gehostet sein sollte, oder seinen Hauptsitz in Deutschland (oder der EU) haben sollte, damit gegenüber auch gewährleistet ist, dass nach europäischen Standards gearbeitet wird. Das betrifft zum einen den Datenschutz, zum anderen Anforderungen und Standards hinsichtlich der Sicherheit und Meldepflichten. Da es bei unseren Recherchen zum Teil extrem schwierig war Informationen zu erhalten, bewerten wir ein explit angegebenes Hosting in Deutschland und / oder einen Hauptsitz in Deutschland und zumindest ein Hosting in der EU mit voller Punktzahl.

Schnittstellen / API 10 Punkte

Das Vorhandensein von REST-ful Schnittstellen oder auch Plugins zu z.B. marktüblichen CRMs und / oder ERP Lösungen halten wir deshalb für wichtig, weil auch KMUs bei Wachstum eine skalierbare Lösung brauchen, die sich in ihr Ökosystem integrieren lässt. Dafür sind Schnittstellen unerlässlich. Wir haben 15 Punkte für Signaturlösungen vergeben, wenn diese über Schnittstellen verfügen, obgleich diese auch nur in einer Enterprise Edition verfügbar sind. Auf diese Weise ist in jedem Fall gewährleistet, dass die Signaturlösung auch mit ihrem Unternehmen wachsen kann.

Beschränkungen / Dokumente 10 Punkte

Hier verstecken sich je nach Anbieter Zusatzkosten. Bei sehr günstigen Anbietern war die Anzahl der Dokumente auf teilweise nur 5 Dokumente pro Monat beschränkt. Das sorgt schnell für Ärger. Wir vergeben 15 Punkte, wenn der günstigste Account wirklich ein Account ist mit dem man unbeschränkt viele Dokumente hochladen und signieren lassen kann. Hier gilt die Kaufmannsregel: Wer billig kauft, kauft zweimal.

Usability bis 20 Punkte

Wir haben untersucht, ob die Software:

  • eine App hat (5 Punkte)
  • übersichtlich ist (5 Punkte)
  • intuitiv zu bedienen ist (5 Punkte)
  • Hilfeseiten vorhanden und auch auf deutsch sind (5 Punkte)

Auf der einen Seite hätte wir der Usability und der Tatsache, ob die Software wirklich intuitiv und auch übersichtlich ist, gerne mehr Gewicht gegeben, auf der anderen Seite teilen sich wirklich viele Anbieter diese Merkmale. Im Grunde ist Signatur-Software immer recht einfach, da es schlichtweg ein einfacher, und aus dem analogen Alltag bekannter Prozess ist. Deshalb haben wir uns dazu entschieden, in diesen Kategorien nicht allzu viele Punkte zu vergeben.

dt. Telefon Support 5 Punkte

Hilfestellung, Online-Support usw. gibt es bei allen Anbietern. Häufig mit verschiedenen SLA. Wir haben dies aus der Wertung ausgenommen und uns darauf konzentriert, ob ein Anbieter einen deutschen Telefon-Support hat. Denn, wenn es brennt, und etwas mal nicht so läuft wie es laufen sollte, dann muss schnell Abhilfe geschaffen werden. Gerade, wenn es um Verträge geht. Da wir dennoch davon ausgehen, dass das eher selten der Fall sein wird, haben wir hier nur 5 mögliche Punkte zu vergeben.

Test Zeitraum 10 Punkte

Wir wollten mit dieser Seite einen Vergleich von verschiedenen Anbietern geben. Vergleichsseiten - da nehmen wir uns nicht aus - können immer nur eine Entscheidungshilfe sein. Das Thema digitale Signatur, bzw. Unterschrift ist so zentral für zukünftige Unternehmensprozessen, dass wir uns nicht anmaßen sollten für alle den richtigen Anbieter finden zu können. Gerade dieses sehr transparente Scoring zeigt, was wir für wichtig halten. Wir haben deshalb extra 10 Punkte vergeben, wenn der Anbieter einen kostenlosen Zugang für mindestens 30 Tage einräumt. Wir finden, dass Anbieter bevorzugt werden sollten, die von sich aus bereit sind, ihre Lösungen von ihren Kunden einer kritischen Prüfung unterziehen zu lassen. Testzugänge für weniger als eben dieser Kalendermonat halten wir für absolut unpraktisch. Testzeiträume von weniger als 30 Tagen haben wir mit 0 Punkten bewertet, weil man in sieben Tage es nicht schaffen kann, den Prozess mit einem anderen Partner einzuüben und praktisch zu bewerten. Sieben Tage entsprechen unserer Meinung keinen üblichen Geschäftsprozess, der einen Vertrag und / oder eine elektronische Signatur bedarf.

Kosten 10 Punkte

Bedenkt man den Vorteil der Lösung, gibt es bei keinem "normalen" Unternehmen irgendwelche Kosten! Man wird schon bei wenigen Verträgen, Signaturvorgängen, Freigaben, Onboardings usw. pro Monat die Kosten schon durch Wegfall von Porto, Papier-Archivierung und schlichtweg Arbeitszeit wieder wettgemacht haben. Wir finden den Punkt nicht zentral, wir haben dennoch nach einem vernüftigen Richtwert gesucht und vergeben die 10 Punkte, wenn ein Anbieter in der Version, die QES fähig ist, und keine Beschränkungen hat, ein Lizenz für weniger als 20€/Monat/Nutzer anbietet.

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